Glossar

Eine Ansicht stellt einen einzelnen Funktionsbereich dar, zum Beispiel die Suche, die Bildvorschau oder die Inbox.

APS Desktop ist die Benutzeroberfläche, mit der Sie und Ihre wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen Daten in das System eingeben, vernetzen und suchen können. Verwenden Sie APS Desktop, um Daten beliebiger Komplexität in eine Datenbank zu übernehmen.

Übernahme von Werten aus einem referenzierten Dokument in das referenzierende Dokument.

Berichte erlauben es Ihnen, beliebige Daten aus Dokumenten zusammenzustellen und strukturiert auszugeben, beispielsweise als Liste, Statistik oder Buch. Sie können Berichte in verschiedenen Formaten ausgeben, wie etwa XML oder Microsoft® Word.

Eine organisierte Sammlung von Daten, die in APS verwaltet wird.

Ein Eintrag im Index, der zur Organisation und Suche verwendet wird.

Ein Dokument in APS fasst die Daten eines Objekts zu einer verwaltbaren Einheit zusammen und ermöglicht dadurch einen strukturierten Umgang mit Objektdaten.

Mit Dokumentlisten können Sie Dokumente für unterschiedliche Zwecke zusammenstellen und schnell darauf zugreifen.

Die Dokumentenperspektive ist die Standardperspektive, in der Sie Ihre Dokumente manuell erfassen. Sie enthält alle Befehle und Funktionen, die Sie für die Suche nach Dokumenten und die Bearbeitung von Dokumenten benötigen.

Im Editorbereich werden das Datenbank-Dashboard und geöffnete Dokumente angezeigt.

Die Dokumentstruktur setzt sich aus Elementen zusammen, in denen Informationen zu den Objekten abgelegt werden.

Richten Sie Zugriffsschutz basierend auf Dokumentelementen ein, um feingranular zu bestimmen, wie und in welchem Umfang Dokumente bearbeitet werden dürfen. Sie können zum Beispiel die Bearbeitung von Dokumenten im Allgemeinen erlauben, die Bearbeitung bestimmter Dokumentelemente aber ausschließen.

Im Ergebnisbereich können Sie mit Ihren Suchergebnissen arbeiten. Sie können zum Beispiel die gefundenen Dokumente direkt aus den Suchergebnissen oder dem Suchverlauf heraus öffnen, sie in Dokumentlisten organisieren oder die Anzahl der Ergebnisse reduzieren, indem Sie die Suche verfeinern.

Ihre Inbox enthält für Sie erzeugte Berichte. Sie können dort Berichte aufrufen, sortieren oder löschen.

Indizes werden in APS Desktop sowohl für die normierte Suche eingesetzt als auch zur Unterstützung von Arbeitsabläufen wie zum Beispiel der Vorschlagssuche.

Indizes können Informationen aus mehreren Dokumentarten, Elementen und Feldern enthalten. Sie sind organisiert nach Projekten (zum Beispiel Erfassung, Recherche und Publikation) und Themen (zum Beispiel Suche, Eingabeunterstützung, Referenzierung und Wartung) und können aufbereitet sein. Sie können Index-Favoriten festlegen, die Sie dann über Tastenkombinationen direkt aufrufen können. Außerdem können Sie Indizes bei der Suche ausblenden.

Untergeordnetes Element in der Dokumentstruktur.

Das Löschen, Exportieren und Ändern von Dokumenten kann in APS als Massenoperation aufgesetzt werden. Gleichartige Änderungen an einer Menge von Dokumenten können so automatisiert durchgeführt werden, um zum Beispiel manuelle Aufwände zu minimieren oder qualitätssichernde Prozesse zu etablieren. Die Konfiguration einer solchen Massenoperation erfolgt im Rahmen einer Dokumentenverarbeitung.

Sie können APS Desktop nutzen, um die Verarbeitung von Dokumenten für einen spezifischen Anwendungsfall zu automatisieren. Hierfür nutzen Sie benutzerspezifische Aktionen, die Sie zeitgesteuert oder über einen Menüeintrag (von Benutzer*innen mit dem entsprechenden Privileg) ausführen können oder in einer Kombination beider Ausführungsarten.

Eine Perspektive fasst mehrere Ansichten für einen bestimmten Anwendungsfall zusammen.

Nutzen Sie die Schnellerfassung, um existierende Medienbestände wie beispielsweise Bilder in APS Desktop zu überführen. Bei der Schnellerfassung steht das zu erfassende Medium im Mittelpunkt. Dokumente sind hier das unterstützende Werkzeug, um Medien und Informationen zu Medien zügig zu erfassen und in APS Desktop verwaltbar zu machen.

Nutzen Sie die Schnellerfassungsperspektive, um lokale Medienbestände im Rahmen einer Schnellerfassung oder Serienerfassung in APS zu überführen und dort verwaltbar zu machen.

Nutzen Sie die Serienerfassung, wenn Sie einen kleinen oder mittleren Medienbestand in APS Desktop überführen und mit denselben Informationen versehen möchten. Bei Bildern könnte dies zum Beispiel der Aufnahmeort oder der Fotograf sein.

Der Suchbereich stellt Ihnen verschiedene Suchverfahren zur Verfügung: Indexsuche, Deskriptorensuche und Verzeichnissuche. Sie können außerdem von Ihnen bereits ausgeführte Suchen wiederholen, indem Sie sie aus der Liste Ihrer letzten oder gespeicherten Suchen erneut aufrufen.

Bei einer Suche mit mehreren Suchbegriffen können Sie den Suchmodus verwenden, um die grundsätzliche Verknüpfung Ihrer Suchbegriffe zu definieren. Sie können nach mehreren Worten oder einem Gesamtbegriff suchen oder einen Gesamtbegriff von der Suche ausschließen.

Mit Suchoperatoren können Sie komplexe Suchanfragen formulieren, indem Sie Ihre Suchbegriffe nach einer bestimmten Logik miteinander verknüpfen. Suchoperatoren sind für jeden Suchmodus verfügbar, die genaue Logik des Operators unterscheidet sich jedoch je nach Modus.

Verwenden Sie die Verwaltungsperspektive für administrative Arbeiten der ersten und zweiten Ebene, zum Beispiel die Vergabe von Zugriffsrechten, die Verwaltung von Nummernkreisen oder den Import von Berichtskonfigurationen.

Siehe Datenbank.