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Dokumente
Ein Dokument in APS fasst die Daten eines Objekts zu einer verwaltbaren Einheit zusammen und ermöglicht dadurch einen strukturierten Umgang mit Objektdaten.
Dokumente in APS
Mit APS Desktop können Sie Ihre Daten in Form von Dokumenten erfassen.
Dokumentstruktur und Elemente
Die Dokumentstruktur einer Dokumentart bestimmt, welche Informationen für das jeweilige Objekt verwaltet werden können. Die Dokumentstruktur setzt sich aus Elementen zusammen, in denen Informationen zu den Objekten abgelegt werden.

Über APS
APS ist eine Datenbank-Software für die Verwaltung und das Publizieren komplexer Informationen. Es wird oft zur Dokumentation wissenschaftlicher Sammlungen oder digitaler Archive eingesetzt und erlaubt es somit zu dokumentieren, Informationen zu vernetzen und zu präsentieren.
Erste Schritte
Sobald APS Desktop auf Ihrem System installiert ist und Sie als Benutzer*in hinterlegt sind, können Sie sich anmelden und beginnen, mit APS Desktop zu arbeiten.
Benutzeroberfläche
Lernen Sie den Aufbau und die Elemente der Benutzeroberfläche von APS Desktop kennen. Machen Sie sich mit den verschiedenen Blickwinkeln auf Ihre Daten vertraut, die Ihnen die Perspektiven und Ansichten von APS Desktop ermöglichen, und konfigurieren Sie Farben und Schriftarten nach Ihren Bedürfnissen.
Suchen
APS Desktop verfügt über eine Reihe an Funktionen, die Sie in der Nutzung und Pflege komplexer und großer Datenbestände unterstützen. Die fortschrittliche Suche ist eine dieser Funktionen.
Dokumente
Ein Dokument in APS fasst die Daten eines Objekts zu einer verwaltbaren Einheit zusammen und ermöglicht dadurch einen strukturierten Umgang mit Objektdaten.
- Dokumente in APS
  Mit APS Desktop können Sie Ihre Daten in Form von Dokumenten erfassen.
  - Dokumentstruktur und Elemente
    Die Dokumentstruktur einer Dokumentart bestimmt, welche Informationen für das jeweilige Objekt verwaltet werden können. Die Dokumentstruktur setzt sich aus Elementen zusammen, in denen Informationen zu den Objekten abgelegt werden.
  - Datentypen
    Die Elemente in Dokumenten können verschiedene Datentypen haben. Der einem Element zugewiesene Datentyp gibt an, um welche Art von Objektdaten es sich handelt. Der Datentyp bestimmt damit auch, wie APS die Objektdaten verarbeitet. Numerische Daten erlauben beispielsweise andere Aktionen als Zeichenketten.
- Arbeiten mit Dokumenten
  In APS Desktop können Sie Dokumente anlegen und duplizieren, bearbeiten und löschen. Außerdem können Sie mit Vorlagen arbeiten. Sie können neue Dokument ohne Vorlage anlegen oder eine der verfügbaren Vorlagen verwenden. Dokumente, die Sie auf Basis einer Vorlage anlegen, erben die Dokumentstruktur der jeweiligen Vorlage.
- Arbeiten mit Vorlagen
  Verwenden Sie Vorlagen, um die Erfassung und Verwaltung von Objektdaten zu standardisieren. Sie können Inhalte und obligatorische Elemente vorgeben oder Dokumente gruppieren.
Berichte
Berichte erlauben es Ihnen, beliebige Daten aus Dokumenten zusammenzustellen und strukturiert auszugeben, beispielsweise als Liste, Statistik oder Buch. Sie können Berichte in verschiedenen Formaten ausgeben, wie etwa XML oder Microsoft® Word.
Administration
Legen Sie Benutzer und Gruppen an, organisieren Sie Ihren Bestand an Dokumenten und Medien, und konfigurieren Sie Berichte und Aufträge.
Glossar
Finden Sie hier Erläuterungen zu den verwendeten Begriffen.

Dokumentstruktur und Elemente

Die Dokumentstruktur einer Dokumentart bestimmt, welche Informationen für das jeweilige Objekt verwaltet werden können. Die Dokumentstruktur setzt sich aus Elementen zusammen, in denen Informationen zu den Objekten abgelegt werden.

Dokumentstruktur

Um Dokumentstrukturen in APS aufzubauen, gruppieren Sie Elemente in einer hierarchischen Struktur. Die Hierarchie kann hierbei beliebig komplex sein.

Abbildung 1. Dokumentstruktur einer Dokumentart in APS

Dokumentart

Die Dokumentart eines Dokuments bestimmt, für welchen Zweck ein Dokument verwendet werden kann beziehungsweise, welchen Inhalt ein Dokument haben kann (beispielsweise zur Beschreibung eines Buches oder eines Gemäldes).

Dokumente haben genau eine Dokumentart.

Abbildung 2. Dokumentstruktur einer Dokumentart in APS

Beispiel: Personen erfassen

Die Dokumentstruktur auf der linken Seite erfasst grundlegende Personendaten in einer flachen Hierarchie. Möchten Sie beispielsweise den Namen und die Geburtsdaten einer Person mit einer feineren Granularität erfassen, können Sie die Dokumentstruktur um zusätzliche Elemente erweitern.

So können Sie beispielsweise Geburtsdatum und Geburtsort getrennt voneinander erfassen.

Abbildung 3. Dokumentstruktur der Dokumentart 'Person' (Beispiel)

Beispiel: Gemälde erfassen

Die Dokumentstruktur auf der linken Seite erfasst grundlegende Daten zu Gemälden in einer flachen Hierarchie. Möchten Sie die beispielsweise die Entstehung des Gemäldes genauer erfassen oder zusätzliche Informationen zur Inventarisierung erfassen, können Sie die Dokumentstruktur um zusätzliche Elemente erweitern.

So können Sie beispielsweise bei den Entstehungsdaten eines Gemäldes zusätzlich zum Künstler das Jahr der Entstehung erfassen.

Abbildung 4. Dokumentstruktur der Dokumentart 'Gemälde' (Beispiel)