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Dokumente
Ein Dokument in APS fasst die Daten eines Objekts zu einer verwaltbaren Einheit zusammen und ermöglicht dadurch einen strukturierten Umgang mit Objektdaten.
Dokumente in APS
Mit APS Desktop können Sie Ihre Daten in Form von Dokumenten erfassen.
Datentypen
Die Elemente in Dokumenten können verschiedene Datentypen haben. Der einem Element zugewiesene Datentyp gibt an, um welche Art von Objektdaten es sich handelt. Der Datentyp bestimmt damit auch, wie APS die Objektdaten verarbeitet. Numerische Daten erlauben beispielsweise andere Aktionen als Zeichenketten.

Über APS
APS ist eine Datenbank-Software für die Verwaltung und das Publizieren komplexer Informationen. Es wird oft zur Dokumentation wissenschaftlicher Sammlungen oder digitaler Archive eingesetzt und erlaubt es somit zu dokumentieren, Informationen zu vernetzen und zu präsentieren.
Erste Schritte
Sobald APS Desktop auf Ihrem System installiert ist und Sie als Benutzer*in hinterlegt sind, können Sie sich anmelden und beginnen, mit APS Desktop zu arbeiten.
Benutzeroberfläche
Lernen Sie den Aufbau und die Elemente der Benutzeroberfläche von APS Desktop kennen. Machen Sie sich mit den verschiedenen Blickwinkeln auf Ihre Daten vertraut, die Ihnen die Perspektiven und Ansichten von APS Desktop ermöglichen, und konfigurieren Sie Farben und Schriftarten nach Ihren Bedürfnissen.
Suchen
APS Desktop verfügt über eine Reihe an Funktionen, die Sie in der Nutzung und Pflege komplexer und großer Datenbestände unterstützen. Die fortschrittliche Suche ist eine dieser Funktionen.
Dokumente
Ein Dokument in APS fasst die Daten eines Objekts zu einer verwaltbaren Einheit zusammen und ermöglicht dadurch einen strukturierten Umgang mit Objektdaten.
- Dokumente in APS
  Mit APS Desktop können Sie Ihre Daten in Form von Dokumenten erfassen.
  - Dokumentstruktur und Elemente
    Die Dokumentstruktur einer Dokumentart bestimmt, welche Informationen für das jeweilige Objekt verwaltet werden können. Die Dokumentstruktur setzt sich aus Elementen zusammen, in denen Informationen zu den Objekten abgelegt werden.
  - Datentypen
    Die Elemente in Dokumenten können verschiedene Datentypen haben. Der einem Element zugewiesene Datentyp gibt an, um welche Art von Objektdaten es sich handelt. Der Datentyp bestimmt damit auch, wie APS die Objektdaten verarbeitet. Numerische Daten erlauben beispielsweise andere Aktionen als Zeichenketten.
- Arbeiten mit Dokumenten
  In APS Desktop können Sie Dokumente anlegen und duplizieren, bearbeiten und löschen. Außerdem können Sie mit Vorlagen arbeiten. Sie können neue Dokument ohne Vorlage anlegen oder eine der verfügbaren Vorlagen verwenden. Dokumente, die Sie auf Basis einer Vorlage anlegen, erben die Dokumentstruktur der jeweiligen Vorlage.
- Arbeiten mit Vorlagen
  Verwenden Sie Vorlagen, um die Erfassung und Verwaltung von Objektdaten zu standardisieren. Sie können Inhalte und obligatorische Elemente vorgeben oder Dokumente gruppieren.
Berichte
Berichte erlauben es Ihnen, beliebige Daten aus Dokumenten zusammenzustellen und strukturiert auszugeben, beispielsweise als Liste, Statistik oder Buch. Sie können Berichte in verschiedenen Formaten ausgeben, wie etwa XML oder Microsoft® Word.
Administration
Legen Sie Benutzer und Gruppen an, organisieren Sie Ihren Bestand an Dokumenten und Medien, und konfigurieren Sie Berichte und Aufträge.
Glossar
Finden Sie hier Erläuterungen zu den verwendeten Begriffen.

Datentypen

Die Elemente in Dokumenten können verschiedene Datentypen haben. Der einem Element zugewiesene Datentyp gibt an, um welche Art von Objektdaten es sich handelt. Der Datentyp bestimmt damit auch, wie APS die Objektdaten verarbeitet. Numerische Daten erlauben beispielsweise andere Aktionen als Zeichenketten.

Abbildung 1. Datentyp und Dokumentart in APS

Verfügbare Datentypen

Die folgende Tabelle beschreibt die in APS verfügbaren Datentypen:


Datentyp	Symbol	Beschreibung
Anhang		Hier können Sie einem Dokument Anhänge hinzufügen. Verwenden Sie die Bildvorschau oder Galerie, um Anhänge anzusehen oder herunterzuladen.
Dokumentennummer		Eindeutige Identifikation des Dokuments in der Datenbank (gemeinsam mit der Dokumentart). Hinweis: Je nach Ihrer Implementierung kann dieser Datentyp auch anders heißen.
Einfach		Hier können Sie beliebige Werte über die Tastatur eingeben. Kundenspezifische inhaltliche Vorgaben sind möglich.
Gruppe		Zeigt eine Gruppe zusammengehörender Elemente in einer hierarchischen Anordnung an. Um Daten für die zugehörigen Element einzugeben, erweitern Sie die Gruppe mit dem Plus-Symbol.
Hyperlink		Hier können Sie Weblinks eingeben. Diese können Sie im in APS Desktop integrierten Webbrowser anzeigen.
Indexwert		Hier können Sie Werte eintragen und dabei auf vorhandene Werte zurückgreifen. Bei der Eingabe eines Wertes werden bereits bestehende Werte angezeigt, die zur Eingabe passen. Darüber können Sie eine möglichst einheitliche Verwendung der Werte erreichen. In Klammern wird außerdem angezeigt, wie oft der Wert bereits verwendet wurde.
Listenwert		Hier können Sie Werte aus einer Vorschlagsliste wählen. Mit dem Pfeil rechts können Sie die komplette Liste mit den Vorschlagswerten anzeigen. Je nach Konfiguration können Sie hier neue Werte ergänzen oder ausschließlich die Vorschlagswerte verwenden.
Referenz		Hier können Sie das aktive Dokument über eine Referenz mit einem anderen Dokument verknüpfen.
Statisch		Hier ist ein fester Wert hinterlegt, den Sie nicht ändern können.