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Dokumente
Ein Dokument in APS fasst die Daten eines Objekts zu einer verwaltbaren Einheit zusammen und ermöglicht dadurch einen strukturierten Umgang mit Objektdaten.
Arbeiten mit Dokumentlisten
Sie können Dokumente in unterschiedlichen Dokumentlisten organisieren.

Über APS
APS ist eine Datenbank-Software für die Verwaltung und das Publizieren komplexer Informationen. Es wird oft zur Dokumentation wissenschaftlicher Sammlungen oder digitaler Archive eingesetzt und erlaubt es somit zu dokumentieren, Informationen zu vernetzen und zu präsentieren.
Erste Schritte
Sobald APS Desktop auf Ihrem System installiert ist und Sie als Benutzer*in hinterlegt sind, können Sie sich anmelden und beginnen, mit APS Desktop zu arbeiten.
Benutzeroberfläche
Lernen Sie den Aufbau und die Elemente der Benutzeroberfläche von APS Desktop kennen. Machen Sie sich mit den verschiedenen Blickwinkeln auf Ihre Daten vertraut, die Ihnen die Perspektiven und Ansichten von APS Desktop ermöglichen, und konfigurieren Sie Dashboard, Farben und Schriftarten nach Ihren Bedürfnissen.
Suchen
APS Desktop verfügt über eine Reihe an Funktionen, die Sie in der Nutzung und Pflege komplexer und großer Datenbestände unterstützen. Die fortschrittliche Suche ist eine dieser Funktionen.
Dokumente
Ein Dokument in APS fasst die Daten eines Objekts zu einer verwaltbaren Einheit zusammen und ermöglicht dadurch einen strukturierten Umgang mit Objektdaten.
- Dokumente in APS
  Mit APS Desktop können Sie Ihre Daten in Form von Dokumenten erfassen.
- Arbeiten mit Dokumenten
  In APS Desktop können Sie Dokumente anlegen und duplizieren, bearbeiten und löschen. Außerdem können Sie mit Vorlagen arbeiten. Sie können neue Dokumente ohne Vorlage anlegen oder eine der verfügbaren Vorlagen verwenden. Dokumente, die Sie auf Basis einer Vorlage anlegen, erben die Dokumentstruktur der jeweiligen Vorlage.
- Arbeiten mit Dokumentlisten
  Sie können Dokumente in unterschiedlichen Dokumentlisten organisieren.
  - Dokumente in Dokumentlisten anzeigen
    Öffnen Sie die Ansicht für eine Dokumentliste, um die darin gespeicherten Dokumente anzuzeigen.
  - Dokumente zu Dokumentlisten hinzufügen
    Fügen Sie Dokumente zu Dokumentlisten hinzu, um schneller darauf zugreifen zu können.
  - Dokumente aus Dokumentlisten entfernen
    Entfernen Sie nicht mehr benötigte Dokumente wieder aus Dokumentlisten.
  - Dokumentlisten anpassen
    Sie können Namen und Beschreibungen für Dokumentlisten anpassen.
- Arbeiten mit Vorlagen
  Verwenden Sie Vorlagen, um die Erfassung und Verwaltung von Objektdaten zu standardisieren. Sie können Inhalte und obligatorische Elemente vorgeben oder Dokumente gruppieren.
Berichte
Berichte erlauben es Ihnen, beliebige Daten aus Dokumenten zusammenzustellen und strukturiert auszugeben, beispielsweise als Liste, Statistik oder Buch. Sie können Berichte in verschiedenen Formaten ausgeben, wie etwa XML oder Microsoft® Word.
Administration
Legen Sie Benutzer und Gruppen an, organisieren Sie Ihren Bestand an Dokumenten und Medien und konfigurieren Sie Berichte und Aufträge.
Glossar
Finden Sie hier Erläuterungen zu den verwendeten Begriffen.

Arbeiten mit Dokumentlisten

Sie können Dokumente in unterschiedlichen Dokumentlisten organisieren.

Über Dokumentlisten

Mit Dokumentlisten können Sie Dokumente für unterschiedliche Zwecke zusammenstellen und schnell darauf zugreifen. Sie können bis zu fünf Dokumentlisten verwenden. Außerdem können Sie deren Namen frei wählen.

Hinweis:

Die Dokumentlisten ersetzen und erweitern in APS Desktop 2.12 die Favoriten aus früheren Versionen von APS Desktop.

Beispiel für Dokumentlisten

Sie bereiten eine Ausstellung vor und sammeln zunächst alle infrage kommenden Objektdokumente in einer Dokumentliste Ausstellung Vorauswahl. Dokumente, deren Angaben noch überprüft werden müssen, kopieren Sie zusätzlich in die Liste Metadaten prüfen. Sobald die endgültige Auswahl feststeht, verschieben Sie die betreffenden Dokumente in die Liste Ausstellung Auswahl.

Auf diese Weise können Sie Dokumente für unterschiedliche Arbeitsschritte zusammenstellen, ohne die zugrunde liegenden Suchen erneut ausführen zu müssen.