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Dokumente
Ein Dokument in APS fasst die Daten eines Objekts zu einer verwaltbaren Einheit zusammen und ermöglicht dadurch einen strukturierten Umgang mit Objektdaten.
Arbeiten mit Dokumenten
In APS Desktop können Sie Dokumente anlegen und duplizieren, bearbeiten und löschen. Außerdem können Sie mit Vorlagen arbeiten. Sie können neue Dokumente ohne Vorlage anlegen oder eine der verfügbaren Vorlagen verwenden. Dokumente, die Sie auf Basis einer Vorlage anlegen, erben die Dokumentstruktur der jeweiligen Vorlage.
Entwürfe
Mit Entwürfen können Sie Änderungen an einem Dokument vorübergehend speichern, ohne das Dokument in der Datenbank zu speichern.

Über APS
APS ist eine Datenbank-Software für die Verwaltung und das Publizieren komplexer Informationen. Es wird oft zur Dokumentation wissenschaftlicher Sammlungen oder digitaler Archive eingesetzt und erlaubt es somit zu dokumentieren, Informationen zu vernetzen und zu präsentieren.
Erste Schritte
Sobald APS Desktop auf Ihrem System installiert ist und Sie als Benutzer*in hinterlegt sind, können Sie sich anmelden und beginnen, mit APS Desktop zu arbeiten.
Benutzeroberfläche
Lernen Sie den Aufbau und die Elemente der Benutzeroberfläche von APS Desktop kennen. Machen Sie sich mit den verschiedenen Blickwinkeln auf Ihre Daten vertraut, die Ihnen die Perspektiven und Ansichten von APS Desktop ermöglichen, und konfigurieren Sie Dashboard, Farben und Schriftarten nach Ihren Bedürfnissen.
Suchen
APS Desktop verfügt über eine Reihe an Funktionen, die Sie in der Nutzung und Pflege komplexer und großer Datenbestände unterstützen. Die fortschrittliche Suche ist eine dieser Funktionen.
Dokumente
Ein Dokument in APS fasst die Daten eines Objekts zu einer verwaltbaren Einheit zusammen und ermöglicht dadurch einen strukturierten Umgang mit Objektdaten.
- Dokumente in APS
  Mit APS Desktop können Sie Ihre Daten in Form von Dokumenten erfassen.
- Arbeiten mit Dokumenten
  In APS Desktop können Sie Dokumente anlegen und duplizieren, bearbeiten und löschen. Außerdem können Sie mit Vorlagen arbeiten. Sie können neue Dokumente ohne Vorlage anlegen oder eine der verfügbaren Vorlagen verwenden. Dokumente, die Sie auf Basis einer Vorlage anlegen, erben die Dokumentstruktur der jeweiligen Vorlage.
  - Dokumente öffnen
    Haben Sie die Dokumente gefunden, mit denen Sie arbeiten möchten, bietet Ihnen der Ergebnisbereich unterschiedliche Möglichkeiten, diese zu öffnen. Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig im Editorbereich öffnen, diese werden dann in Registerkarten angezeigt. Verwenden Sie die Symbolleiste, um zwischen den Dokumenten zu navigieren.
  - Dokumente neu anlegen
    Wenn Sie keine Vorlage verwenden möchten, können Sie Dokumente von Grund auf neu anlegen.
  - Dokumente duplizieren
    Legen Sie eine Kopie eines existierenden Dokuments an, wenn Sie beispielsweise das Originaldokument beibehalten und ein weiteres Dokument mit geringfügigen Änderungen anlegen möchten.
  - Dokumente bearbeiten
    Nachdem Sie ein Dokument geöffnet haben, können Sie es im Editorbereich bearbeiten. Standardmäßig befindet sich der Editorbereich auf der rechten Seite der Dokumentenperspektive.
  - Dokumente löschen
    Sie können nicht mehr benötigte Dokumente löschen.
  - Entwürfe
    Mit Entwürfen können Sie Änderungen an einem Dokument vorübergehend speichern, ohne das Dokument in der Datenbank zu speichern.
- Arbeiten mit Dokumentlisten
  Sie können Dokumente in unterschiedlichen Dokumentlisten organisieren.
- Arbeiten mit Vorlagen
  Verwenden Sie Vorlagen, um die Erfassung und Verwaltung von Objektdaten zu standardisieren. Sie können Inhalte und obligatorische Elemente vorgeben oder Dokumente gruppieren.
Berichte
Berichte erlauben es Ihnen, beliebige Daten aus Dokumenten zusammenzustellen und strukturiert auszugeben, beispielsweise als Liste, Statistik oder Buch. Sie können Berichte in verschiedenen Formaten ausgeben, wie etwa XML oder Microsoft® Word.
Administration
Legen Sie Benutzer und Gruppen an, organisieren Sie Ihren Bestand an Dokumenten und Medien und konfigurieren Sie Berichte und Aufträge.
Glossar
Finden Sie hier Erläuterungen zu den verwendeten Begriffen.

Entwürfe

Mit Entwürfen können Sie Änderungen an einem Dokument vorübergehend speichern, ohne das Dokument in der Datenbank zu speichern.

Entwürfe werden lokal gespeichert und sind nur für Sie verfügbar.

Das Speichern als Entwurf ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie die Bearbeitung später fortsetzen möchten oder die Verbindung zum APS Server unterbrochen ist.

Mit Entwürfen arbeiten

Um das aktive Dokument als Entwurf zu speichern, wählen Sie in der Hauptsymbolleiste Das Dokument als Entwurf speichern. Alternativ verwenden Sie die Tastenkombination Strg+Alt+E.

Ihre gespeicherten Entwürfe finden Sie in der Ansicht Entwürfe. Dort können Sie einen Entwurf öffnen, in der Datenbank speichern oder löschen.