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Dokumente
Ein Dokument in APS fasst die Daten eines Objekts zu einer verwaltbaren Einheit zusammen und ermöglicht dadurch einen strukturierten Umgang mit Objektdaten.
Arbeiten mit Dokumenten
In APS Desktop können Sie Dokumente anlegen und duplizieren, bearbeiten und löschen. Außerdem können Sie mit Vorlagen arbeiten. Sie können neue Dokumente ohne Vorlage anlegen oder eine der verfügbaren Vorlagen verwenden. Dokumente, die Sie auf Basis einer Vorlage anlegen, erben die Dokumentstruktur der jeweiligen Vorlage.
Dokumente öffnen
Haben Sie die Dokumente gefunden, mit denen Sie arbeiten möchten, bietet Ihnen der Ergebnisbereich unterschiedliche Möglichkeiten, diese zu öffnen. Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig im Editorbereich öffnen, diese werden dann in Registerkarten angezeigt. Verwenden Sie die Symbolleiste, um zwischen den Dokumenten zu navigieren.

Über APS
APS ist eine Datenbank-Software für die Verwaltung und das Publizieren komplexer Informationen. Es wird oft zur Dokumentation wissenschaftlicher Sammlungen oder digitaler Archive eingesetzt und erlaubt es somit zu dokumentieren, Informationen zu vernetzen und zu präsentieren.
Erste Schritte
Sobald APS Desktop auf Ihrem System installiert ist und Sie als Benutzer*in hinterlegt sind, können Sie sich anmelden und beginnen, mit APS Desktop zu arbeiten.
Benutzeroberfläche
Lernen Sie den Aufbau und die Elemente der Benutzeroberfläche von APS Desktop kennen. Machen Sie sich mit den verschiedenen Blickwinkeln auf Ihre Daten vertraut, die Ihnen die Perspektiven und Ansichten von APS Desktop ermöglichen, und konfigurieren Sie Dashboard, Farben und Schriftarten nach Ihren Bedürfnissen.
Suchen
APS Desktop verfügt über eine Reihe an Funktionen, die Sie in der Nutzung und Pflege komplexer und großer Datenbestände unterstützen. Die fortschrittliche Suche ist eine dieser Funktionen.
Dokumente
Ein Dokument in APS fasst die Daten eines Objekts zu einer verwaltbaren Einheit zusammen und ermöglicht dadurch einen strukturierten Umgang mit Objektdaten.
- Dokumente in APS
  Mit APS Desktop können Sie Ihre Daten in Form von Dokumenten erfassen.
- Arbeiten mit Dokumenten
  In APS Desktop können Sie Dokumente anlegen und duplizieren, bearbeiten und löschen. Außerdem können Sie mit Vorlagen arbeiten. Sie können neue Dokumente ohne Vorlage anlegen oder eine der verfügbaren Vorlagen verwenden. Dokumente, die Sie auf Basis einer Vorlage anlegen, erben die Dokumentstruktur der jeweiligen Vorlage.
  - Dokumente öffnen
    Haben Sie die Dokumente gefunden, mit denen Sie arbeiten möchten, bietet Ihnen der Ergebnisbereich unterschiedliche Möglichkeiten, diese zu öffnen. Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig im Editorbereich öffnen, diese werden dann in Registerkarten angezeigt. Verwenden Sie die Symbolleiste, um zwischen den Dokumenten zu navigieren.
  - Dokumente neu anlegen
    Wenn Sie keine Vorlage verwenden möchten, können Sie Dokumente von Grund auf neu anlegen.
  - Dokumente duplizieren
    Legen Sie eine Kopie eines existierenden Dokuments an, wenn Sie beispielsweise das Originaldokument beibehalten und ein weiteres Dokument mit geringfügigen Änderungen anlegen möchten.
  - Dokumente bearbeiten
    Nachdem Sie ein Dokument geöffnet haben, können Sie es im Editorbereich bearbeiten. Standardmäßig befindet sich der Editorbereich auf der rechten Seite der Dokumentenperspektive.
  - Dokumente löschen
    Sie können nicht mehr benötigte Dokumente löschen.
  - Entwürfe
    Mit Entwürfen können Sie Änderungen an einem Dokument vorübergehend speichern, ohne das Dokument in der Datenbank zu speichern.
- Arbeiten mit Dokumentlisten
  Sie können Dokumente in unterschiedlichen Dokumentlisten organisieren.
- Arbeiten mit Vorlagen
  Verwenden Sie Vorlagen, um die Erfassung und Verwaltung von Objektdaten zu standardisieren. Sie können Inhalte und obligatorische Elemente vorgeben oder Dokumente gruppieren.
Berichte
Berichte erlauben es Ihnen, beliebige Daten aus Dokumenten zusammenzustellen und strukturiert auszugeben, beispielsweise als Liste, Statistik oder Buch. Sie können Berichte in verschiedenen Formaten ausgeben, wie etwa XML oder Microsoft® Word.
Administration
Legen Sie Benutzer und Gruppen an, organisieren Sie Ihren Bestand an Dokumenten und Medien und konfigurieren Sie Berichte und Aufträge.
Glossar
Finden Sie hier Erläuterungen zu den verwendeten Begriffen.

Dokumente öffnen

Haben Sie die Dokumente gefunden, mit denen Sie arbeiten möchten, bietet Ihnen der Ergebnisbereich unterschiedliche Möglichkeiten, diese zu öffnen. Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig im Editorbereich öffnen, diese werden dann in Registerkarten angezeigt. Verwenden Sie die Symbolleiste, um zwischen den Dokumenten zu navigieren.

Zusätzlich zum Öffnen über das Menü Datei können Sie Dokumente von folgenden Stellen aus mit einem Doppelklick öffnen:

Aus den Suchergebnissen
Aus dem Verlauf
Aus den Dokumentlisten
Aus den Entwürfen

Hinweis:

Ein Dokument kann gleichzeitig von mehreren Personen geöffnet, aber immer nur von einer Person bearbeitet werden.

Aus den Suchergebnissen

Die Ansicht Suchergebnisse im Ergebnisbereich zeigt alle Dokumente, die Ihren Suchergebnissen entsprechen.

Abbildung 1. Dokument öffnen aus den Suchergebnissen

Für eine Beschreibung aller Suchfunktionen siehe Suchinstrumente.

Tipp:

Öffnen Sie eines der gefundenen Dokumente und nutzen Sie die Pfeiltasten der Hauptsymbolleiste, um durch die Suchergebnisse zu blättern.

Abbildung 2. Blättern in den Suchergebnissen

Aus dem Verlauf

Die Ansicht Verlauf zeigt im Ergebnisbereich automatisch die letzten von Ihnen geöffneten Dokumente (bis zu 200). Ihr Verlauf wird im Benutzerkonto gespeichert und bleibt somit beim Wechsel zwischen mehreren Rechnern erhalten.

Abbildung 3. Dokument öffnen aus dem Verlauf

Aus den Dokumentlisten

Die Ansicht Document List zeigt Dokumente, die Sie in Dokumentlisten organisiert haben. Dokumentlisten werden im Benutzerkonto gespeichert und bleiben somit beim Wechsel zwischen mehreren Rechnern erhalten.

Abbildung 4. Dokument öffnen aus den Dokumentlisten

Für weitere Informationen siehe Arbeiten mit Dokumentlisten.

Aus den Entwürfen

In der Ansicht Entwürfe werden Dokumente vorübergehend zwischengespeichert, wenn die Verbindung zum APS Server unterbrochen wurde. Entwürfe werden lokal gespeichert und sind somit nur für Sie verfügbar.

Abbildung 5. Dokument öffnen aus den Entwürfen