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Administration
Legen Sie Benutzer und Gruppen an, organisieren Sie Ihren Bestand an Dokumenten und Medien, und konfigurieren Sie Berichte und Aufträge.
Dokumentenverwaltung
Organisieren Sie Ihren Bestand an Dokumenten und Medien mithilfe von Nummernkreisen.
Elementbasierter Zugriffsschutz
Richten Sie Zugriffsschutz basierend auf Dokumentelementen ein, um fein granular zu bestimmen, wie und in welchem Umfang Dokumente bearbeitet werden dürfen. Sie können zum Beispiel die Bearbeitung von Dokumenten im Allgemeinen erlauben, die Bearbeitung bestimmter Dokumentelemente aber ausschließen.

Über APS
APS ist eine Datenbank-Software für die Verwaltung und das Publizieren komplexer Informationen. Es wird oft zur Dokumentation wissenschaftlicher Sammlungen oder digitaler Archive eingesetzt und erlaubt es somit zu dokumentieren, Informationen zu vernetzen und zu präsentieren.
Erste Schritte
Sobald APS Desktop auf Ihrem System installiert ist und Sie als Benutzer*in hinterlegt sind, können Sie sich anmelden und beginnen, mit APS Desktop zu arbeiten.
Benutzeroberfläche
Lernen Sie den Aufbau und die Elemente der Benutzeroberfläche von APS Desktop kennen. Machen Sie sich mit den verschiedenen Blickwinkeln auf Ihre Daten vertraut, die Ihnen die Perspektiven und Ansichten von APS Desktop ermöglichen, und konfigurieren Sie Farben und Schriftarten nach Ihren Bedürfnissen.
Suchen
APS Desktop verfügt über eine Reihe an Funktionen, die Sie in der Nutzung und Pflege komplexer und großer Datenbestände unterstützen. Die fortschrittliche Suche ist eine dieser Funktionen.
Dokumente
Ein Dokument in APS fasst die Daten eines Objekts zu einer verwaltbaren Einheit zusammen und ermöglicht dadurch einen strukturierten Umgang mit Objektdaten.
Berichte
Berichte erlauben es Ihnen, beliebige Daten aus Dokumenten zusammenzustellen und strukturiert auszugeben, beispielsweise als Liste, Statistik oder Buch. Sie können Berichte in verschiedenen Formaten ausgeben, wie etwa XML oder Microsoft® Word.
Administration
Legen Sie Benutzer und Gruppen an, organisieren Sie Ihren Bestand an Dokumenten und Medien, und konfigurieren Sie Berichte und Aufträge.
- Benutzerverwaltung
  Legen Sie Benutzer, Gruppen und Privilegien an, um die Verwaltung von Benutzer*innen und Zugriffsrechten zu organisieren.
- Dokumentenverwaltung
  Organisieren Sie Ihren Bestand an Dokumenten und Medien mithilfe von Nummernkreisen.
  - Nummernkreise
    Nummernkreise im Allgemeinen definieren eine Abfolge in einer Gruppe zu ordnender Elemente. In APS sind sie verfügbar für Dokumente und Medien und werden verwendet, um das Arbeiten in verteilten Datenbanken zu unterstützen. Daten aus unterschiedlichen Datenbanken können über Nummernkreise organisiert und wieder zusammengeführt werden.
  - Elementbasierter Zugriffsschutz
    Richten Sie Zugriffsschutz basierend auf Dokumentelementen ein, um fein granular zu bestimmen, wie und in welchem Umfang Dokumente bearbeitet werden dürfen. Sie können zum Beispiel die Bearbeitung von Dokumenten im Allgemeinen erlauben, die Bearbeitung bestimmter Dokumentelemente aber ausschließen.
    - Zugriffsschutz einrichten
      Definieren Sie Regeln und weisen Sie sie Operationen zu, um zu bestimmen, wie und in welchem Umfang Dokumente bearbeitet werden dürfen.
    - Beispiele für Regeln
      Finden Sie Beispiele für die Definition von Regeln im Rahmen eines elementbasierten Zugriffsschutzes.
Glossar
Finden Sie hier Erläuterungen zu den verwendeten Begriffen.

Elementbasierter Zugriffsschutz

Richten Sie Zugriffsschutz basierend auf Dokumentelementen ein, um fein granular zu bestimmen, wie und in welchem Umfang Dokumente bearbeitet werden dürfen. Sie können zum Beispiel die Bearbeitung von Dokumenten im Allgemeinen erlauben, die Bearbeitung bestimmter Dokumentelemente aber ausschließen.

Elementbasierter Zugriffsschutz basiert auf einer Kombination aus Bedingung, Regel und Operation. Nur wenn die in der Regel hinterlegte Bedingung erfüllt ist, dürfen Benutzer*innen die entsprechende Operation ausführen.

Abbildung 1. Bausteine im elementbasierten Zugriffsschutz

Bedingungen

Die in einer Regel hinterlegte Bedingung definieren Sie über einen Ausdruck.

Abbildung 2. Ausdruck und Bedingung in der Regelverwaltung von APS

Die Regelverwaltung von APS stellt Ihnen hierfür eine Reihe an Ausdrücken zur Verfügung, die Sie einzeln verwenden oder über boolesche Operatoren miteinander verknüpfen können. Sie können zum Beispiel Privilegien oder Gruppenzugehörigkeiten abfragen, oder Operationen nur für bestimmte Benutzer*innen erlauben.

Tipp: Sie können Bedingungen verwenden, um auf Elemente zu prüfen oder auf Inhalte eines Elements.

Operationen

Um Regeln für Operationen festzulegen, nutzen Sie die Dokumentstruktur von APS. Hier können Sie für jedes Element einer Dokumentart festlegen, welche Regeln für Operationen an Dokumenten dieser Dokumentart gelten sollen.

Abbildung 3. Regeln und Operationen in der Dokumentstruktur von APS

Sie können dieselbe Regel für alle Operationen verwenden, oder individuelle Regeln für die Operationen Lesen, Ändern, Anlegen und Löschen festlegen.

Tipp: Für die Verwaltung von Anhängen stehen zusätzlichen Operationen zur Verfügung. Um diese zu verwenden, müssen Sie einen entsprechenden Datentyp definieren.