Objektdaten standardisieren
Vereinheitlichen Sie die Erfassung und Verwaltung von Objektdaten, um eine konsistente und vergleichbare Datenerfassung sicherzustellen.
Dokumentstruktur
Über die Dokumentstruktur einer Dokumentart legen Sie die maximale Anzahl an Informationen fest, die für ein Objekt erfasst werden können. Im folgenden Beispiel werden Wirbeltiere erfasst, mit Angaben zu Lebensraum, Aussehen und Jungtieren. Die resultierenden Dokumente beschreiben jeweils ein Wirbeltier, die enthaltenen Informationen sind vergleichbar.
Werden bei der Erfassung Informationen nicht eingegeben, blendet APS die entsprechenden Elemente beim Speichern des Dokuments aus, um für die spätere Verwaltung die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Bei komplexeren Dokumentstrukturen kann dies jedoch dazu führen, dass fehlende Informationen nicht sofort entdeckt werden.
Wird bei der Dokumentart Wirbeltiere beispielsweise bei einem Dokument die Größe des Tiers vergessen, bei einem anderen der Lebensraum, unterscheiden sich diese Dokumente inhaltlich von den anderen, obwohl sie auf derselben Dokumentart basieren.
Vorlagenfunktion
APS stellt Ihnen für diesen Anwendungsfall eine Vorlagenfunktion zur Verfügung. Um diese Funktion zu aktivieren, legen Sie für eine Dokumentart eine entsprechende Vorlagendokumentart an. Im zweiten Schritt legen Sie ein Dokument basierend auf der Dokumentart an, konfigurieren die Elemente wie gewünscht, und legen aus dem Dokument eine Vorlage an.
Im Unterschied zum Speichern eines normalen Dokuments bleiben leere Elemente bei Vorlagen erhalten. Dokumente, die auf Basis der Vorlage angelegt werden, haben somit eine einheitliche Struktur.
