Benutzer*innen, Gruppen und Privilegien

APS Desktop arbeitet mit Benutzer*innen und Benutzergruppen. Das Berechtigungskonzept funktioniert über Privilegien.

Benutzer*innen

Um Personen Zugriff auf APS Desktop zu gewähren, müssen sie als Benutzer*in im System angelegt werden.

Benutzer*innen werden über ihre E-Mail-Adresse identifiziert. Um Privilegien zu erhalten, werden sie Gruppen zugewiesen und erhalten damit die Privilegien dieser Gruppe.

  • Benutzer*innen und Gruppen: Eine Gruppe kann mehrere Benutzer*innen enthalten, ein Benutzer kann mehreren Gruppen zugewiesen werden.

  • Benutzer*innen und Privilegien: Ein Privileg wird nicht einem Benutzer oder einer Benutzerin direkt zugewiesen, sondern einer Gruppe.

Die folgende Abbildung zeigt eine vereinfachte Darstellung möglicher Zuweisungen:
Abbildung 1. Zuweisung von Benutzer*innen zu Gruppen

Benutzer A und B sind Gruppe 1 zugewiesen und erhalten die Privilegien von Gruppe 1. Benutzerin C ist beiden Gruppen zugewiesen und erhält damit die Privilegien beider Gruppen.

Gruppen

Verwenden Sie Gruppen, um die Verwaltung von Benutzer*innen und Privilegien zu organisieren.

Gruppen werden über ihren Namen identifiziert und können über eine Beschreibung näher erläutert werden. Durch die Zuweisung von Privilegien erhalten sie Zugriff auf Aktionen.

  • Gruppen und Benutzer*innen: Eine Gruppe kann mehrere Benutzer*innen enthalten, ein Benutzer oder eine Benutzerin kann mehreren Gruppen zugewiesen werden.

  • Gruppen und Privilegien: Benutzer*innen werden als Mitglieder einer Gruppe zugewiesen und erhalten damit die Privilegien dieser Gruppe.

Abbildung 2. Zuweisung von Benutzer*innen und Privilegien zu Gruppen

Privilegien

Verwenden Sie Privilegien, um Berechtigungen wie 'Dokument erstellen' oder 'Dokumentvorlage verwenden' einzurichten.

Privilegien können in APS Desktop an unterschiedlichen Stellen verwendet werden:

  • Elementbasierter Zugriffsschutz über die Dokumentendefinition

  • Zugriffsregeln basierend auf Nummernkreisen

  • Sichtbarkeit von Indizes

  • Verwendung von Dokumentenverarbeitungen oder Berichten

Hinweis: Zusätzlich zu manuell angelegten Privilegien verwendet APS systemspezifische Privilegien für administrative Aufgaben wie die Ausführung von Dokumentenverarbeitungen oder den Export von XML-Dokumenten.
Die folgende Abbildung gibt einen Überblick über die Zuweisungen, die Sie für Privilegien durchführen können:
Abbildung 3. Zuweisung von Privilegien zu Gruppen, Nummernkreisen und Dokumentarten

  • Auf Seite der Benutzer weisen Sie ein Privileg einer Gruppe zu und erlauben dadurch den Mitgliedern dieser Gruppe (den Benutzer*innen) die Ausführung der entsprechenden Aktion.

  • Ein Benutzer oder eine Benutzerin kann mehreren Gruppen zugewiesen werden. Einer Gruppe wiederum können Sie mehrere Privilegien zuweisen.

Wichtig: Das Privileg selbst ist mit keiner Aktion verbunden. Erst die Zuweisung des Privilegs zu einer Gruppe stellt den Zusammenhang zwischen einem Privileg und einer Aktion her.

Auf Seite der Dokumente erlaubt Ihnen die Zuweisung von Privilegien eine Verfeinerung der für die Verwaltung von Dokumenten erlaubten Aktionen. Hier können Sie Privilegien verwenden, um Berechtigungen für Nummernkreise zu vergeben.

Sie können außerdem mithilfe von Regeln elementbasierten Zugriffsschutz für die Bearbeitung von Dokumenten einer bestimmten Dokumentart einrichten.

Hinweis: Privilegien im Rahmen einer Regel zu verwenden, ist nur eine der Möglichkeiten, elementbasierten Zugriffsschutz einzurichten.